Canal intern de raportare pentru Legea nr. 361/2022

Întrebări frecvente

Sunt obligat să am un canal intern de raportare?

Dacă organizația se încadrează în categoria pentru care legislația aplicabilă impune un canal intern, acesta trebuie să fie disponibil și gestionat conform cerințelor legale. Obligația poate depinde de numărul de angajați și de domeniul în care activează organizația.

Ce trebuie să fac concret pentru a fi conform?

În practică, nu este suficient doar să ai un formular sau o adresă de email. Trebuie să existe un canal de raportare, o persoană sau structură responsabilă, reguli interne, un mod de înregistrare și gestionare a sesizărilor și respectarea termenelor aplicabile.

Trebuie să permit raportări anonime?

Este important să separăm raportarea anonimă de confidențialitatea identității. În funcție de cadrul legal aplicabil, pot exista cerințe diferite. QReportly permite transmiterea și gestionarea raportărilor fără ca reporterul să fie obligat să își creeze un cont.

Poate angajatul să afle cine a făcut raportarea?

Identitatea avertizorului trebuie protejată conform cerințelor legale aplicabile. QReportly este construit astfel încât comunicarea cu reporterul să poată avea loc fără dezvăluirea identității acestuia către organizație, atunci când raportarea este anonimă.

Ce se întâmplă dacă cineva face o sesizare?

Raportarea intră în registrul de cazuri și este disponibilă persoanei desemnate pentru analiză și gestionare. Aceasta poate comunica securizat cu reporterul, poate documenta acțiunile întreprinse și poate urmări termenele relevante.

În cât timp trebuie să răspund unei raportări?

Există mai multe termene și obligații procedurale care trebuie respectate în gestionarea unei raportări. QReportly ajută persoana desemnată să le urmărească și să nu piardă din vedere pașii importanți ai unui caz.

Cine poate vedea raportările?

Accesul la raportări trebuie limitat la persoanele care au nevoie de aceste informații pentru gestionarea cazului. QReportly separă gestionarea raportărilor de accesul obișnuit al angajaților și permite organizației să stabilească persoanele responsabile.

Ce se întâmplă dacă primesc o raportare despre director sau despre conducerea companiei?

Acesta este unul dintre motivele pentru care procedura de gestionare a raportărilor trebuie stabilită dinainte. Organizația trebuie să aibă reguli pentru situațiile în care raportarea privește o persoană implicată în procesul de soluționare.

Pot folosi o adresă de email pentru raportări?

Poți primi raportări prin email, însă un inbox obișnuit nu oferă automat toate elementele necesare pentru gestionarea unui canal intern: evidența cazurilor, comunicarea structurată cu avertizorul, controlul accesului și urmărirea etapelor și termenelor.

Ce trebuie să fac dacă nu primesc niciodată raportări?

Faptul că nu ai primit sesizări nu înseamnă că obligațiile organizației dispar. Canalul trebuie să fie disponibil, cunoscut de persoanele care îl pot utiliza și gestionat conform procedurii stabilite.

Cum le arăt angajaților unde pot face o raportare?

Canalul trebuie comunicat într-un mod accesibil angajaților și altor persoane care au dreptul să îl utilizeze. QReportly poate genera elementele necesare pentru promovarea canalului, inclusiv un cod QR care poate fi afișat în organizație.

Trebuie să am o procedură internă?

Da, existența canalului este doar o parte din proces. Organizația trebuie să aibă reguli privind primirea, înregistrarea, analizarea și soluționarea raportărilor, precum și protejarea persoanelor implicate.

Ce fac dacă primesc o raportare falsă sau făcută cu rea-credință?

O raportare trebuie analizată pe baza informațiilor disponibile și a procedurii interne. Nu orice raportare care se dovedește nefondată este automat o raportare făcută cu rea-credință. Este important ca organizația să documenteze modul în care a analizat cazul.

Trebuie să păstrez un registru al raportărilor?

Gestionarea raportărilor presupune păstrarea unei evidențe corespunzătoare, cu respectarea cerințelor privind confidențialitatea și protecția datelor. QReportly oferă un registru electronic pentru administrarea cazurilor.

Ce se întâmplă cu datele personale dintr-o raportare?

Raportările pot conține date personale și informații sensibile, astfel încât acestea trebuie gestionate cu măsuri adecvate de securitate și confidențialitate. QReportly este conceput pentru gestionarea controlată a acestor informații.

Pot folosi QReportly pentru mai multe firme?

Da. Un singur cont poate fi utilizat pentru administrarea mai multor organizații, fiecare cu propriul canal și propriile raportări.