Cum să alegi responsabilul cu canalul intern de raportare conform Legii 361/2022 – Ghid practic

De ce contează atât de mult persoana responsabilă?

Legea cere ca responsabilul să primească, înregistreze, examineze și soluționeze raportările privind încălcările legii, asigurând în același timp confidențialitatea și protecția avertizorilor. Această persoană (sau structură) trebuie să fie independentă și imparțială în exercitarea atribuțiilor.

Cine poate fi desemnat responsabil?

Variante acceptate de lege:

•  O persoană fizică din interiorul organizației (recomandat cu funcție de compliance, juridic, HR sau audit intern);

•  Un compartiment special creat (ex: Comitet de Conformitate);

•  Un terț extern (soluție din ce în ce mai folosită de companii medii și mici).

Criterii esențiale de selecție:

•  Independenta funcțională (nu trebuie să raporteze direct persoanelor care pot fi subiect al sesizărilor);

•  Experiență relevantă în investigare, conformitate sau etică;

•  Integritate dovedită și capacitate de a păstra confidențialitatea;

•  Timp alocat suficient (aceasta nu este o responsabilitate „pe lângă”);

•  Competențe de comunicare și gestionare a situațiilor sensibile.

Greșeli frecvente de evitat

•  Desemnarea directorului general sau a unui manager operațional cu multe conflicte potențiale;

•  Lipsa instruirii specifice pe Legea 361/2022;

•  Supraîncărcarea persoanei fără alocare de resurse;

•  Lipsa unui act formal de desemnare (decizie internă).

Pași recomandați pentru desemnare

1.  Analizează structura organizației și identifică riscurile de conflict de interese.

2.  Definește clar atribuțiile și responsabilitățile în fișa postului.

3.  Emite Decizia de desemnare (există șabloane adaptate).

4.  Asigură instruire specifică și acces la resurse (inclusiv platforme tehnice).

5.  Informează angajații despre identitatea responsabilului și modalitățile de contact.

6.  Revizuiește anual performanța și independența.

Avantajul soluțiilor externe

Pentru multe companii, externalizarea către un terț specializat (cum oferă QReportly) elimină riscurile de conflict de interese, asigură expertiză reală și reduce povara administrativă internă. Primești un serviciu profesionist, confidențial și complet conform legii, fără a bloca resurse interne valoroase.

Concluzie

Alegerea corectă a responsabilului nu este doar o formalitate legală este fundamentul unui sistem de raportare care funcționează cu adevărat. O decizie bună protejează atât organizația, cât și avertizorii, contribuind la o cultură reală de integritate și transparență.

Dacă vrei să implementezi rapid și profesionist, QReportly îți oferă atât platforma tehnică, cât și suportul pentru desemnarea și instruirea responsabilului.