Ghid complet Legea 361/2022: Cum devii Persoană Desemnată, Terț Extern și Consultant în avertizări de integritate

Capitolul 1. Ce este Legea nr. 361/2022 și de ce este importantă pentru orice companie

Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public reprezintă cadrul legal prin care România a implementat Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale legii. Scopul principal al acestei legi este de a crea un mecanism sigur și confidențial prin care angajații și alte persoane care colaborează cu o organizație să poată semnala încălcări ale legislației fără teama unor represalii.

În practică, legea nu urmărește doar protejarea avertizorului, ci și sprijinirea organizațiilor în identificarea și remedierea problemelor înainte ca acestea să genereze sancțiuni, litigii sau prejudicii de imagine.

Care este scopul Legii nr. 361/2022?

Legea urmărește câteva obiective esențiale:

• încurajarea raportării încălcărilor legii;

• protejarea persoanelor care raportează cu bună-credință;

• prevenirea fraudelor și a faptelor de corupție;

• îmbunătățirea conformității organizațiilor;

• crearea unui mediu de lucru transparent și responsabil.

În loc ca un angajat să păstreze tăcerea sau să raporteze direct autorităților ori presei, legea oferă posibilitatea ca problema să fie analizată mai întâi în interiorul organizației, printr-un mecanism dedicat.

Ce protejează această lege?

Legea protejează persoanele care raportează informații privind încălcări ale legii obținute în context profesional.

Aceste încălcări pot viza, printre altele:

• fraudă financiară;

• evaziune fiscală;

• fapte de corupție;

• încălcări ale normelor privind achizițiile publice;

• protecția mediului;

• sănătatea și securitatea în muncă;

• protecția consumatorilor;

• securitatea rețelelor și sistemelor informatice;

• protecția datelor cu caracter personal;

• prevenirea spălării banilor;

• concurența;

• siguranța produselor;

• siguranța transporturilor.

Lista completă este prevăzută de lege și de domeniile reglementate de Directiva europeană.

Cui i se aplică legea?

Una dintre cele mai răspândite idei greșite este că legea se aplică doar angajaților.

În realitate, pot beneficia de protecție și alte categorii de persoane, dacă informațiile au fost obținute într-un context profesional, precum:

• salariați;

• foști salariați;

• candidați aflați în proces de recrutare;

• colaboratori;

• freelanceri;

• consultanți;

• membri ai organelor de conducere;

• administratori;

• acționari;

• voluntari;

• stagiari;

• furnizori și subcontractori.

Prin urmare, mecanismul de raportare trebuie gândit astfel încât să poată fi utilizat de toate persoanele care intră în contact profesional cu organizația, nu doar de angajați.

Ce NU acoperă Legea nr. 361/2022?

Nu orice nemulțumire reprezintă o avertizare în interes public.

De regulă, nu intră în sfera acestei legi:

• conflictele personale dintre colegi;

• disputele privind concediul de odihnă;

• nemulțumirile privind evaluarea profesională;

• cererile de majorare salarială;

• conflictele individuale de muncă;

• aspectele disciplinare fără legătură cu încălcarea legii.

Aceste situații trebuie soluționate prin procedurile interne ale companiei (HR, management sau alte mecanisme specifice), nu prin canalul destinat avertizorilor.

Exemple practice

Exemplul 1 – Raportare care intră sub incidența legii

Un contabil observă că anumite facturi sunt înregistrate fictiv pentru diminuarea obligațiilor fiscale.

Această situație poate reprezenta o încălcare a legii și poate fi raportată prin canalul intern.

Exemplul 2 – Raportare care nu intră sub incidența legii

Un angajat consideră că programul său de lucru este dezavantajos față de al colegilor.

Aceasta este o problemă de resurse umane și nu reprezintă o avertizare în interes public.

Exemplul 3 – Raportare privind securitatea muncii

Un tehnician observă că echipamentele obligatorii de protecție nu sunt puse la dispoziția angajaților.

Această situație poate afecta sănătatea și securitatea în muncă și poate face obiectul unei avertizări.

De ce este importantă conformarea?

Implementarea unui canal intern de raportare nu trebuie privită doar ca o obligație legală.

Un mecanism bine organizat poate ajuta compania să:

• descopere probleme înainte de intervenția autorităților;

• reducă riscurile financiare și reputaționale;

• demonstreze o cultură organizațională bazată pe integritate;

• gestioneze documentat și confidențial fiecare raportare.

Pentru organizațiile obligate prin lege, existența unor proceduri clare și a unei persoane desemnate sau a unui terț extern reprezintă un element important al sistemului de conformitate.

Capitolul 2. Cine este obligat să implementeze un canal intern de raportare?

Una dintre cele mai frecvente întrebări este dacă toate firmele trebuie să implementeze mecanismul prevăzut de Legea nr. 361/2022.

Răspunsul este nu.

Obligația depinde de dimensiunea organizației și, în anumite cazuri, de domeniul în care aceasta activează.

Regula generală

Au obligația de a institui un canal intern de raportare și de a desemna o persoană responsabilă:

• persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de lucrători;

• entitățile care desfășoară activități în domenii pentru care legislația specială impune existența unor mecanisme de raportare, chiar dacă au mai puțin de 50 de lucrători.

Cine este obligat să implementeze un canal intern de raportare?

• Firmă cu 20 angajați → ❌ Nu este obligatoriu

• Firmă cu 49 angajați → ❌ Nu este obligatoriu

• Firmă cu 50 angajați → ✅ Este obligatoriu

• Firmă cu 150 angajați → ✅ Este obligatoriu

• Firmă IT cu 300 angajați → ✅ Este obligatoriu

• Bancă → ✅ Este obligatoriu

• IFN → ✅ Este obligatoriu

• Societate de asigurări → ✅ Este obligatoriu

• Instituție financiară reglementată → ✅ Este obligatoriu

Notă: În practică, pot exista obligații suplimentare în funcție de legislația sectorială aplicabilă. Verificarea încadrării trebuie făcută pentru fiecare organizație în parte.

Cum se stabilește numărul de lucrători?

Numărul se stabilește potrivit prevederilor legii și poate include persoanele încadrate în muncă în cadrul organizației. În cazul unor situații particulare (grupuri de societăți, fluctuații semnificative de personal sau reorganizări), este recomandată verificarea modului de calcul conform legislației aplicabile.

Ce riscuri există dacă obligația nu este respectată?

Nerespectarea obligațiilor prevăzute de lege poate atrage sancțiuni contravenționale și poate genera dificultăți în cazul unui control efectuat de autoritățile competente.

Dincolo de aspectul sancțiunilor, lipsa unui mecanism funcțional poate conduce la raportarea directă către autorități sau alte canale externe, fără ca organizația să aibă posibilitatea de a analiza și remedia problema la nivel intern.

Capitolul 3. Persoana desemnată – rol, responsabilități și limite

Persoana desemnată este elementul central al mecanismului intern de raportare. Rolul său nu este de a desfășura anchete penale sau de a stabili vinovății, ci de a administra în mod imparțial procesul de primire, analiză și gestionare a avertizărilor.

Care sunt responsabilitățile principale?

În funcție de organizarea companiei, persoana desemnată are, în general, următoarele atribuții:

• primește raportările;

• confirmă primirea acestora în termenul legal;

• analizează dacă raportarea intră în domeniul de aplicare al legii;

• solicită informații suplimentare atunci când este necesar;

• păstrează comunicarea cu avertizorul;

• transmite recomandări către conducere;

• urmărește respectarea termenelor legale;

• documentează măsurile adoptate;

• arhivează dosarul conform cerințelor legale.

Ce NU face persoana desemnată?

Există și limite importante ale rolului:

• nu stabilește vinovăția persoanelor implicate;

• nu aplică sancțiuni disciplinare;

• nu reprezintă organele de cercetare penală;

• nu oferă consultanță juridică părților implicate;

• nu ia decizii în locul conducerii companiei.

Rolul său este unul procedural și de conformitate.

Independența

Pentru ca mecanismul să fie credibil, persoana desemnată trebuie să acționeze independent și imparțial.

Ea trebuie să poată analiza fiecare raportare fără influențe din partea managementului sau a altor persoane interesate.

Conflictele de interese

Persoana desemnată nu ar trebui să gestioneze raportări în care este implicată direct sau în care există un interes personal ori profesional care i-ar putea afecta obiectivitatea.

În astfel de situații, este recomandată desemnarea unei alte persoane sau utilizarea unui terț extern.

Cine NU ar trebui să fie persoană desemnată?

În practică, pot exista incompatibilități sau situații care afectează percepția de imparțialitate.

De exemplu, pot apărea probleme dacă persoana desemnată este:

• vizată chiar de raportare;

• subordonată direct persoanei vizate;

• implicată în faptele raportate;

• responsabilă de luarea deciziilor care fac obiectul sesizării.

Organizația trebuie să analizeze aceste aspecte atunci când desemnează persoana responsabilă.

Capitolul 4. Terț extern sau persoană desemnată intern? Care este diferența?

Legea permite ca atribuțiile privind gestionarea raportărilor să fie îndeplinite fie de o persoană desemnată din cadrul organizației, fie de un terț extern specializat.

Ambele variante sunt permise, însă alegerea trebuie făcută în funcție de structura și nevoile companiei.

Persoana desemnată intern

Este un angajat sau un reprezentant al organizației căruia îi sunt atribuite responsabilitățile prevăzute de lege.

Avantaje

• cunoaște organizația;

• are acces rapid la informații;

• comunică ușor cu managementul.

Posibile dezavantaje

• poate apărea un conflict de interese;

• avertizorii pot avea rețineri în a raporta;

• independența poate fi percepută ca fiind limitată.

Terțul extern

Terțul extern este o persoană fizică sau juridică din afara organizației care preia administrarea canalului de raportare și gestionarea procedurală a avertizărilor.

Acest model este utilizat frecvent de IMM-uri, firme de contabilitate, consultanți în conformitate, societăți de avocatură și furnizori specializați.

Avantaje

• independență mai mare;

• reducerea riscului conflictelor de interese;

• experiență în gestionarea procedurilor;

• posibilitatea administrării mai multor organizații dintr-o singură infrastructură.

Aspecte de avut în vedere

Externalizarea nu înseamnă transferul tuturor responsabilităților legale către prestator. Conducerea organizației rămâne responsabilă pentru implementarea și funcționarea mecanismului de raportare, chiar dacă anumite activități sunt delegate contractual.

Când este recomandat un terț extern?

Externalizarea poate reprezenta o opțiune potrivită atunci când:

• compania nu dispune de personal cu experiență în conformitate;

• există riscuri de conflicte de interese;

• se dorește o administrare independentă;

• organizația preferă utilizarea unei platforme dedicate și a unor proceduri standardizate.

În practică, multe cabinete de contabilitate, firme de HR și consultanți în conformitate aleg să ofere acest serviciu clienților lor, utilizând platforme specializate care simplifică administrarea raportărilor, urmărirea termenelor și păstrarea evidențelor. În capitolele următoare vom analiza criteriile pe care ar trebui să le îndeplinească o astfel de soluție și modul în care o platformă precum QReportly poate sprijini implementarea și gestionarea procesului într-un mod eficient.

Capitolul 6. Toate documentele necesare pentru implementarea Legii nr. 361/2022

Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care și le pun contabilii, consultanții și reprezentanții companiilor este:

„Ce documente trebuie să existe pentru ca organizația să fie conformă?”

În practică, implementarea nu înseamnă doar existența unui canal de raportare. Organizația trebuie să poată demonstra, în orice moment, că a implementat un sistem funcțional și că respectă cerințele legale.

Mai jos regăsești principalele documente care ar trebui să facă parte din dosarul de conformitate.

1. Decizia de desemnare

Acesta este documentul prin care conducerea companiei desemnează oficial persoana responsabilă cu gestionarea raportărilor sau aprobă externalizarea serviciului către un terț.

În mod obișnuit, decizia conține:

• datele companiei;

• baza legală (Legea nr. 361/2022);

• numele persoanei desemnate sau al terțului extern;

• atribuțiile principale;

• data intrării în vigoare;

• semnătura administratorului sau reprezentantului legal.

De ce este importantă?

În lipsa acestui document, poate fi dificil de demonstrat cine avea responsabilitatea administrării raportărilor la un anumit moment.

2. Procedura internă privind avertizările în interes public

Acesta este documentul cel mai important.

Procedura explică modul în care funcționează întregul mecanism de raportare.

În mod obișnuit include:

• scopul procedurii;

• domeniul de aplicare;

• definiții;

• persoanele care pot raporta;

• modalitățile de raportare;

• termenele legale;

• modul de analiză;

• protecția avertizorului;

• măsurile împotriva represaliilor;

• arhivarea documentelor;

• responsabilitățile persoanei desemnate.

Procedura trebuie adaptată fiecărei organizații și comunicată persoanelor vizate.

3. Registrul raportărilor

Legea impune păstrarea unei evidențe a raportărilor primite.

Registrul reprezintă istoricul complet al tuturor sesizărilor și al măsurilor întreprinse.

În mod normal acesta conține:

• numărul unic al raportării;

• data primirii;

• modalitatea de raportare;

• stadiul dosarului;

• data confirmării;

• data răspunsului final;

• măsurile dispuse;

• data arhivării.

Registrul nu trebuie să expună identitatea avertizorului persoanelor neautorizate.

În practică, multe organizații aleg utilizarea unei platforme dedicate care generează automat acest registru și păstrează istoricul tuturor acțiunilor efectuate.

4. Informarea angajaților

Implementarea mecanismului nu este suficientă dacă angajații nu cunosc existența acestuia.

Organizația trebuie să informeze persoanele vizate cu privire la:

• existența canalului intern;

• modalitățile de transmitere a raportărilor;

• drepturile avertizorului;

• confidențialitatea datelor;

• termenele de răspuns.

Informarea poate fi inclusă în:

• Regulamentul Intern;

• Manualul angajatului;

• Intranetul companiei;

• Website-ul organizației;

• Afișajul intern.

5. Dovada publicării

În cazul unui control, nu este suficient să afirmi că informațiile au fost comunicate.

Este recomandat să existe dovezi precum:

• capturi ale paginii web;

• copii ale afișelor interne;

• confirmări de transmitere prin e-mail;

• semnături de luare la cunoștință;

• copii din Regulamentul Intern actualizat.

Aceste documente pot demonstra că mecanismul era cunoscut de persoanele cărora li se adresează.

6. Procesul-verbal de implementare (recomandat)

Deși nu este prevăzut expres ca obligație în toate situațiile, este o bună practică întocmirea unui proces-verbal care să consemneze implementarea sistemului.

Acesta poate include:

• data implementării;

• documentele aprobate;

• persoana desemnată;

• modalitatea de informare;

• testarea canalului de raportare;

• persoanele participante.

Acest document poate fi util pentru evidența internă și în cazul verificărilor ulterioare.

Checklist de implementare

Înainte de lansarea mecanismului, verifică dacă ai bifat toate elementele esențiale:

☐ Decizie de desemnare

☐ Procedură internă aprobată

☐ Canal de raportare funcțional

☐ Persoană desemnată sau terț extern

☐ Informarea persoanelor vizate

☐ Publicarea informațiilor

☐ Registru de evidență

☐ Testarea mecanismului

☐ Arhivarea documentelor

Dacă toate aceste elemente sunt implementate, organizația are o bază solidă pentru administrarea raportărilor și pentru demonstrarea conformității.

Capitolul 7. Fluxul complet al unei raportări

Pentru multe persoane desemnate, prima raportare poate părea dificilă.

În realitate, dacă există o procedură bine definită, fiecare caz urmează aproape același flux.

Etapa 1 – Primirea raportării

Raportarea poate fi transmisă prin canalul intern pus la dispoziție de organizație.

La acest moment se înregistrează:

• data și ora primirii;

• modalitatea de transmitere;

• numărul unic al cazului.

↓

Etapa 2 – Înregistrarea

Raportarea este introdusă în registrul intern.

Se verifică dacă toate informațiile primite sunt lizibile și dacă există suficiente date pentru analiză.

↓

Etapa 3 – Confirmarea de primire

În termenul prevăzut de lege, avertizorul primește confirmarea că raportarea a fost recepționată.

↓

Etapa 4 – Analiza preliminară

Persoana desemnată stabilește dacă raportarea:

• intră în domeniul Legii nr. 361/2022;

• necesită clarificări;

• poate fi analizată pe baza informațiilor existente.

↓

Etapa 5 – Solicitarea informațiilor suplimentare

Dacă este necesar, avertizorului îi sunt solicitate informații suplimentare.

↓

Etapa 6 – Evaluarea faptelor

Se analizează documentele disponibile și se formulează concluzii.

↓

Etapa 7 – Informarea conducerii

Conducerea primește informațiile necesare pentru adoptarea măsurilor.

↓

Etapa 8 – Implementarea măsurilor

Organizația decide și implementează măsurile considerate necesare.

↓

Etapa 9 – Feedback către avertizor

În termenul legal se transmite răspunsul privind stadiul sau rezultatul gestionării raportării.

↓

Etapa 10 – Închiderea și arhivarea

Dosarul este închis și arhivat conform cerințelor legale.

Capitolul 8. Confirmarea de primire în termen de 7 zile

Unul dintre primele termene prevăzute de lege este confirmarea primirii raportării.

Este important de reținut că această confirmare nu reprezintă o validare a conținutului raportării, ci doar dovada că aceasta a fost recepționată.

Ce ar trebui să conțină?

• confirmarea primirii;

• numărul de înregistrare (dacă este utilizat);

• data primirii;

• informații privind pașii următori;

• date privind comunicarea ulterioară.

Model orientativ

Stimate/Stimată avertizor,

Confirmăm primirea raportării transmise de dumneavoastră în data de __________.

Raportarea va fi analizată în conformitate cu procedura internă și cu prevederile Legii nr. 361/2022.

În cazul în care vor fi necesare informații suplimentare, vă vom contacta prin canalul utilizat pentru transmiterea raportării.

Vă mulțumim pentru colaborare.

Confirmarea trebuie să fie neutră și să nu conțină concluzii privind temeinicia raportării.

Capitolul 9. Cum comunici cu avertizorul

Comunicarea reprezintă una dintre cele mai importante responsabilități ale persoanei desemnate.

Modul în care sunt formulate mesajele poate influența încrederea avertizorului și eficiența întregului proces.

Principii recomandate

✔ comunicare respectuoasă;

✔ limbaj neutru;

✔ fără acuzații;

✔ fără promisiuni;

✔ fără concluzii premature;

✔ fără exprimarea unor opinii personale.

Ce este recomandat să spui?

✔ „Raportarea dumneavoastră a fost primită și este în curs de analiză.”

✔ „Pentru o evaluare completă, avem nevoie de câteva informații suplimentare.”

✔ „Vă mulțumim pentru informațiile furnizate.”

✔ „Vom reveni în termenul prevăzut de procedură.”

Ce NU este recomandat?

✘ „Aveți dreptate.”

✘ „Sigur administratorul este vinovat.”

✘ „Vom concedia persoana respectivă.”

✘ „Nu cred că este adevărat.”

✘ „Știm deja despre această situație.”

Persoana desemnată trebuie să rămână imparțială pe toată durata procedurii.

Capitolul 10. Cum comunici cu managementul

Rolul persoanei desemnate este de a informa conducerea asupra existenței unei raportări și asupra aspectelor care necesită analiză sau măsuri, fără a compromite confidențialitatea avertizorului.

Ce poți transmite?

• descrierea obiectivă a faptelor raportate;

• documentele relevante;

• riscurile identificate;

• recomandări privind verificările interne;

• măsurile care pot fi analizate;

• termenele legale ce trebuie respectate.

Exemplu

A fost primită o raportare privind o posibilă nerespectare a procedurilor de achiziții. Din analiza preliminară rezultă că sunt necesare verificări suplimentare asupra documentelor aferente perioadei indicate. Se recomandă desemnarea unei persoane competente pentru efectuarea verificărilor și documentarea măsurilor adoptate.

Ce NU ar trebui comunicat?

În lipsa unui temei legal sau a unei necesități justificate, este recomandat să nu fie dezvăluite:

• identitatea avertizorului;

• informații care ar putea conduce indirect la identificarea acestuia;

• opinii personale privind vinovăția persoanelor implicate;

• informații nerelevante pentru analiză.

Persoana desemnată nu are rolul de a convinge conducerea că raportarea este adevărată sau falsă, ci de a facilita o analiză obiectivă și documentată.

Recomandare practică

În relația cu managementul este util să se comunice în baza unor note scrise sau rapoarte sintetice, redactate într-un limbaj obiectiv și orientat spre fapte. Această abordare contribuie la trasabilitatea deciziilor și la demonstrarea unui proces de gestionare coerent și profesionist.

Capitolul 11. Raportările anonime – Cum trebuie gestionate corect?

Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primesc persoanele desemnate este:

„Trebuie să analizăm o raportare anonimă?”

Răspunsul scurt este: da, în măsura în care aceasta conține suficiente informații pentru a putea fi evaluată.

În practică, foarte multe persoane aleg să nu își dezvăluie identitatea deoarece se tem de represalii, de deteriorarea relațiilor cu colegii sau de pierderea locului de muncă. Tocmai din acest motiv, un mecanism eficient de raportare trebuie să permită și gestionarea raportărilor anonime.

Ce este o raportare anonimă?

O raportare anonimă este o sesizare în care persoana care transmite informațiile nu își dezvăluie identitatea sau nu furnizează date prin care poate fi identificată.

Aceasta poate conține:

• descrierea faptelor;

• perioada în care au avut loc;

• documente justificative;

• fotografii;

• fișiere;

• alte dovezi relevante.

Lipsa numelui avertizorului nu înseamnă automat că raportarea este lipsită de credibilitate.

Avantajele raportărilor anonime

În multe organizații, raportările anonime contribuie la identificarea unor probleme care altfel nu ar fi fost semnalate.

Beneficiile pot include:

• creșterea încrederii în mecanismul de raportare;

• reducerea temerii privind represaliile;

• identificarea timpurie a unor încălcări ale legii;

• îmbunătățirea culturii de conformitate.

Există și dezavantaje?

Da.

Gestionarea raportărilor anonime poate fi mai dificilă deoarece:

• nu poți solicita ușor clarificări dacă nu există un canal de comunicare;

• uneori lipsesc informații esențiale;

• anumite afirmații pot fi dificil de verificat.

Aceste aspecte nu justifică însă respingerea automată a raportării.

Cum analizezi o raportare anonimă?

Persoana desemnată ar trebui să își pună câteva întrebări simple:

1. Sunt descrise faptele suficient de clar?

Exemplu:

„În data de 14 aprilie, în depozitul din Brașov, s-au eliminat intenționat documente privind recepția mărfurilor.”

Aceasta este o informație concretă.

În schimb:

„Administratorul fură bani.”

Nu oferă suficiente elemente pentru analiză.

2. Există dovezi?

Pot exista:

• facturi;

• fotografii;

• capturi de ecran;

• documente interne;

• e-mailuri;

• înregistrări (în măsura în care utilizarea lor este permisă de lege).

3. Pot fi verificate informațiile?

Uneori este suficientă verificarea:

• registrelor;

• pontajelor;

• documentelor contabile;

• imaginilor CCTV;

• fișelor de acces;

• rapoartelor interne.

Cum comunici cu un avertizor anonim?

Dacă platforma utilizată permite mesagerie anonimă, este recomandat să continui dialogul.

Exemplu:

„Vă mulțumim pentru raportare. Pentru o analiză completă, vă rugăm să ne comunicați dacă este posibil data aproximativă a evenimentului și documentele la care faceți referire.”

Acesta este unul dintre motivele pentru care multe organizații preferă utilizarea unei platforme dedicate, care permite comunicarea fără dezvăluirea identității avertizorului.

Greșeli frecvente

✘ Închiderea imediată a raportării doar pentru că este anonimă.

✘ Presupunerea că este falsă.

✘ Ignorarea documentelor anexate.

✘ Lipsa documentării motivelor pentru care cazul este clasat.

Capitolul 12. Raportările false – Cum trebuie gestionate?

Una dintre temerile cele mai des întâlnite în rândul angajatorilor este:

„Ce facem dacă cineva transmite intenționat informații false?”

Este important să facem diferența între:

• o raportare care nu se confirmă;

• o raportare făcută cu rea-credință.

Cele două situații nu sunt identice.

O raportare care nu se confirmă NU este automat falsă

Un avertizor poate transmite informații pe care le consideră adevărate, iar în urma verificărilor acestea să nu fie confirmate.

Acest lucru nu înseamnă că persoana a acționat cu rea-credință.

De aceea este recomandat ca persoana desemnată să analizeze obiectiv fiecare caz.

Ce înseamnă o raportare falsă?

În practică, putem discuta despre o raportare falsă atunci când există indicii că persoana:

• a inventat intenționat faptele;

• a falsificat documente;

• a încercat să inducă în eroare organizația;

• a urmărit producerea unui prejudiciu unei alte persoane.

Aceste situații trebuie tratate cu atenție și documentate corespunzător.

Cum procedezi?

1. Analizezi toate informațiile disponibile.

2. Soliciți clarificări dacă este posibil.

3. Verifici documentele.

4. Documentezi concluziile.

5. Închizi cazul motivat.

Ce NU trebuie făcut?

✘ Nu acuza avertizorul de rea-credință fără dovezi.

✘ Nu dezvălui identitatea acestuia.

✘ Nu transmite concluzii emoționale.

✘ Nu presupune că orice raportare neconfirmată este abuzivă.

Exemplu practic

Un angajat afirmă că un coleg sustrage produse din depozit.

În urma verificărilor:

• imaginile video nu confirmă afirmația;

• stocurile sunt corecte;

• nu există martori.

În această situație raportarea poate fi închisă ca neconfirmată.

Acest lucru nu înseamnă automat că avertizorul a acționat cu rea-credință.

Capitolul 13. Raportările făcute din răzbunare

Există situații în care mecanismul de avertizare poate fi utilizat pentru conflicte personale.

Aceste cazuri necesită o abordare echilibrată și profesionistă.

Cum le recunoști?

Pot exista anumite indicii:

• raportarea apare imediat după un conflict disciplinar;

• sunt formulate numeroase acuzații fără detalii;

• lipsesc complet dovezile;

• aceeași persoană transmite în mod repetat sesizări similare fără elemente noi.

Aceste indicii nu demonstrează automat existența relei-credințe, dar justifică o analiză atentă.

Ce faci?

Nu analiza intențiile.

Analizează exclusiv faptele.

Întrebarea corectă este:

Există informații verificabile?

Nu:

Îmi place sau nu îmi place persoana care a făcut raportarea?

Cum comunici?

Exemplu:

„Raportarea dumneavoastră a fost analizată. În urma verificărilor efectuate, informațiile disponibile nu au permis confirmarea aspectelor sesizate. În cazul în care dețineți elemente suplimentare, acestea pot fi transmise prin același canal.”

Aceasta este o formulare neutră și profesionistă.

Ce trebuie evitat?

✘ Confruntarea avertizorului.

✘ Ironizarea raportării.

✘ Amenințările.

✘ Presupunerile privind intențiile.

✘ Încercarea de a identifica avertizorul anonim.

Capitolul 14. Raportările împotriva administratorului sau conducerii

Una dintre cele mai sensibile situații apare atunci când raportarea îl vizează chiar pe administratorul societății, directorul general sau un alt membru al conducerii.

În astfel de cazuri, independența persoanei desemnate devine esențială.

De ce sunt aceste cazuri speciale?

Administratorul este, de regulă, persoana care:

• conduce organizația;

• aprobă deciziile;

• numește persoana desemnată;

• poate avea acces la numeroase informații interne.

Dacă raportarea îl privește direct, trebuie evitat orice risc de influențare a procesului.

Cum procedezi?

Pasul 1

Înregistrează raportarea în mod obișnuit.

Nu modifica procedura doar pentru că persoana vizată ocupă o funcție importantă.

Pasul 2

Analizează existența unui posibil conflict de interese.

Dacă persoana desemnată se află într-o relație de subordonare directă față de administrator și apreciază că nu poate gestiona imparțial cazul, este recomandabil ca raportarea să fie preluată de o altă persoană competentă sau de un terț extern, dacă organizația are o astfel de posibilitate.

Pasul 3

Protejează identitatea avertizorului.

În aceste situații există un risc mai ridicat de identificare indirectă.

De aceea, informațiile comunicate trebuie limitate strict la ceea ce este necesar pentru analiza faptelor.

Pasul 4

Documentează toate acțiunile.

Fiecare etapă trebuie consemnată:

• data primirii;

• verificările efectuate;

• solicitările transmise;

• concluziile;

• măsurile dispuse.

O documentație completă contribuie la transparența procesului și poate fi utilă în cazul unor verificări ulterioare.

Rolul unui terț extern

În practică, tocmai aceste situații reprezintă unul dintre motivele pentru care multe organizații aleg externalizarea administrării canalului de raportare.

Un terț extern poate oferi un nivel suplimentar de independență și poate reduce percepția unui conflict de interese, mai ales atunci când sesizările vizează conducerea companiei.

În plus, utilizarea unei platforme dedicate, precum QReportly, permite păstrarea unei evidențe complete a comunicării, gestionarea termenelor legale și menținerea unui canal securizat între avertizor și persoana responsabilă, fără a compromite confidențialitatea identității acestuia.

Capitolul 15. Ce faci dacă nu există dovezi într-o raportare?

Una dintre cele mai dificile situații pentru o persoană desemnată este primirea unei raportări care conține acuzații serioase, dar pentru care nu există dovezi evidente.

Exemplu:

„Managerul departamentului falsifică rapoarte financiare.”

Însă avertizorul nu atașează documente, nu indică date exacte și nu oferă alte informații verificabile.

În această situație, greșeala cea mai frecventă este închiderea imediată a cazului.

Lipsa dovezilor inițiale nu înseamnă automat că raportarea trebuie ignorată.

Ce trebuie să facă persoana desemnată?

Rolul persoanei desemnate nu este să demonstreze instant dacă acuzația este adevărată sau falsă.

Rolul este să gestioneze procedural raportarea și să stabilească dacă există suficiente elemente pentru continuarea analizei.

Pasul 1 – Analizează informațiile disponibile

Chiar și o raportare fără documente poate conține informații utile:

• persoane implicate;

• perioade;

• locații;

• proceduri încălcate;

• modalitatea presupusei fapte;

• documente care ar putea exista.

Exemplu:

„În luna martie, facturile furnizorului X au fost aprobate fără documente justificative de către departamentul financiar.”

Această informație permite anumite verificări.

Pasul 2 – Solicită clarificări

Dacă există posibilitatea comunicării cu avertizorul, se pot solicita informații suplimentare.

Exemplu:

„Pentru a putea analiza situația semnalată, vă rugăm să ne transmiteți, dacă este posibil, perioada exactă, documentele la care faceți referire sau alte informații care pot ajuta verificarea.”

Important:

Nu trebuie solicitată identitatea avertizorului dacă acesta a ales să rămână anonim.

Pasul 3 – Verifică existența unor surse interne

Uneori dovezile nu sunt furnizate de avertizor, dar pot exista în cadrul companiei:

• documente contabile;

• rapoarte interne;

• sisteme informatice;

• registre;

• proceduri;

• aprobări.

Pasul 4 – Documentează analiza

Dacă informațiile nu permit continuarea procedurii, acest lucru trebuie consemnat.

Exemplu:

„Raportarea a fost analizată. Informațiile disponibile nu au permis identificarea unor elemente verificabile suplimentare.”

Ce trebuie evitat?

✘ Clasarea automată a unei raportări fără dovezi.

✘ Presupunerea că avertizorul minte.

✘ Solicitarea unor informații care pot duce la identificarea sa.

✘ Informarea persoanei vizate înainte de evaluarea inițială.

Capitolul 16. Controlul ANI – Cum te pregătești pentru o verificare?

Un control privind respectarea obligațiilor prevăzute de Legea nr. 361/2022 poate genera stres pentru orice companie.

Totuși, pentru o organizație care are implementat corect mecanismul de raportare, verificarea ar trebui tratată ca o evaluare documentară a conformității.

Scopul este demonstrarea faptului că există:

• un canal de raportare funcțional;

• o procedură clară;

• o persoană responsabilă;

• respectarea termenelor;

• protejarea confidențialității.

Cum începe un control?

Un control poate avea loc:

• în urma unei sesizări;

• ca urmare a activităților de verificare ale autorității;

• ca parte a procedurilor de control aplicabile.

Compania poate fi notificată sau poate primi solicitări privind prezentarea anumitor informații și documente.

Ce documente pot fi solicitate?

În funcție de situație, este recomandat să ai pregătite:

1. Decizia de desemnare

Documentul care arată cine gestionează raportările.

2. Procedura internă

Documentul care descrie:

• modul de raportare;

• fluxul de analiză;

• responsabilitățile;

• termenele.

3. Dovada existenței canalului de raportare

Exemple:

• adresă dedicată;

• platformă electronică;

• formular online;

• alte modalități aprobate.

4. Informarea persoanelor vizate

Dovezi precum:

• Regulamentul Intern actualizat;

• comunicări interne;

• publicări pe website;

• materiale informative.

5. Registrul raportărilor

Evidența cazurilor trebuie să demonstreze că organizația urmărește:

• data primirii;

• confirmarea;

• evoluția cazului;

• răspunsul final.

Ce verifică inspectorii?

În principal, verificarea urmărește dacă mecanismul există și funcționează.

Pot fi analizate aspecte precum:

Existența canalului

Întrebări posibile:

• Cum poate transmite cineva o raportare?

• Este canalul accesibil?

• Este comunicat angajaților?

Respectarea termenelor

Se poate verifica:

• dacă raportările au primit confirmare;

• dacă răspunsurile au fost transmise în termen;

• dacă există dovezi ale comunicării.

Confidențialitatea

Pot fi analizate:

• cine are acces la raportări;

• cum sunt stocate informațiile;

• dacă identitatea avertizorului este protejată.

Independența persoanei desemnate

Se poate analiza dacă persoana responsabilă poate acționa imparțial.

Ce întrebări poate primi persoana desemnată?

Exemple:

• Cine gestionează raportările?

• Când a fost implementat mecanismul?

• Câte raportări au fost primite?

• Cum sunt păstrate evidențele?

• Cum comunicați cu avertizorii?

• Cum protejați identitatea acestora?

• Ce faceți când o raportare privește conducerea?

Ce trebuie să ai pregătit înainte de control?

Recomandat:

☑ Decizie de desemnare

☑ Procedură actualizată

☑ Canal funcțional

☑ Registru de evidență

☑ Dovezi de informare

☑ Modele de comunicări

☑ Contract cu terțul extern (dacă există)

☑ Dovezi privind respectarea termenelor

Utilizarea unei platforme specializate poate simplifica această pregătire prin centralizarea documentelor, evidențelor și istoricului activităților.

Capitolul 17. Amenzi și sancțiuni

Legea nr. 361/2022 prevede sancțiuni pentru anumite încălcări ale obligațiilor privind protecția avertizorilor.

Este important de înțeles că riscul nu este reprezentat doar de amendă, ci și de:

• pierderea încrederii angajaților;

• afectarea reputației;

• escaladarea unor probleme interne;

• apariția unor litigii.

Exemple de situații sancționabile

SituațieRiscÎmpiedicarea raportăriiamendăÎncercarea de identificare a avertizoruluiamendăDezvăluirea identității avertizoruluiamendăAplicarea de represalii împotriva avertizoruluiamendăNeimplementarea obligațiilor legalesancțiuni conform legiiRaportări obstrucționate intenționatsancțiuni

Valorile exacte ale sancțiunilor trebuie analizate în raport cu forma concretă a încălcării și prevederile actualizate ale legislației.

Capitolul 18. 20 de greșeli frecvente în gestionarea avertizărilor

1. Tratarea canalului de raportare ca o simplă adresă de email

Un mecanism eficient necesită proceduri și trasabilitate.

2. Lipsa unei persoane responsabile

Fără un responsabil clar, apar întârzieri și confuzii.

3. Neinformarea angajaților

Un canal necunoscut nu poate funcționa.

4. Ignorarea raportărilor anonime

Anonimatul nu înseamnă automat lipsă de valoare.

5. Dezvăluirea identității avertizorului

Este una dintre cele mai grave greșeli.

6. Discutarea cazului cu persoane neautorizate

Confidențialitatea trebuie respectată.

7. Confruntarea avertizorului

Poate fi interpretată ca presiune sau represalie.

8. Clasarea prea rapidă

Orice raportare trebuie analizată.

9. Lipsa documentării

Dacă nu este documentat, este dificil de demonstrat.

10. Depășirea termenelor

Termenele trebuie urmărite permanent.

11. Amestecarea HR-ului cu avertizarea

Nu toate conflictele sunt avertizări.

12. Lipsa independenței

Persoana desemnată trebuie să poată analiza obiectiv.

13. Ignorarea conflictelor de interese

Un caz trebuie transferat dacă există incompatibilități.

14. Comunicarea emoțională

Analiza trebuie să fie bazată pe fapte.

15. Promisiuni către avertizor

Nu trebuie garantate rezultate.

16. Informarea prematură a persoanei reclamate

Poate compromite analiza.

17. Lipsa unei arhivări corecte

Documentele trebuie păstrate organizat.

18. Lipsa testării canalului

Un canal nefuncțional este un risc.

19. Utilizarea unor soluții improvizate

Instrumentele nesecurizate pot crea probleme.

20. Considerarea conformității ca un simplu document

Un sistem real înseamnă proces, nu doar hârtie.

Capitolul 19. Studii de caz practice

Studiul de caz 1 – Angajatul reclamă fraudă contabilă

Situația

Un angajat din departamentul financiar transmite o raportare:

„Unele facturi sunt aprobate fără documente justificative pentru a reduce artificial profitul declarat.”

Pasul 1 – Înregistrarea raportării

Raportarea este înregistrată și primește un număr unic.

Se verifică data primirii și informațiile disponibile.

Pasul 2 – Confirmarea către avertizor

Se transmite confirmarea de primire în termenul legal.

Pasul 3 – Analiza inițială

Se verifică:

• perioada indicată;

• documentele menționate;

• departamentele implicate.

Pasul 4 – Informarea conducerii

Se transmite o informare obiectivă:

„A fost semnalată o posibilă nerespectare a procedurilor contabile privind documentarea unor tranzacții. Sunt recomandate verificări interne.”

Pasul 5 – Închiderea cazului

După verificări:

• se documentează concluziile;

• se transmit informațiile permise avertizorului;

• cazul este arhivat.

Capitolul 20. Cum îți construiești serviciul ca și consultant

Pentru contabili, firme HR și consultanți, Legea nr. 361/2022 creează o oportunitate de extindere a serviciilor oferite clienților existenți.

Multe companii au nevoie nu doar de un document, ci de un proces administrat corect.

Ce poți oferi ca serviciu?

Un serviciu complet poate include:

• analiza obligației clientului;

• implementarea procedurii;

• desemnarea responsabilului;

• configurarea canalului;

• gestionarea raportărilor;

• urmărirea termenelor;

• raportarea către management.

De ce este potrivit pentru contabili și consultanți?

Acești profesioniști au deja:

• relații de încredere cu firmele;

• acces la structura organizației;

• cunoștințe despre procesele interne;

• experiență în conformitate.

Model de poziționare

În loc de:

„Vă vând o platformă de whistleblowing.”

O abordare mai bună este:

„Vă ajutăm să implementați și să administrați mecanismul de raportare prevăzut de Legea nr. 361/2022, astfel încât compania dumneavoastră să aibă un proces clar, documentat și ușor de gestionat.”

Unde ajută o platformă specializată?

Pe măsură ce numărul clienților crește, administrarea manuală devine dificilă.

O soluție precum QReportly poate ajuta prin:

• centralizarea mai multor clienți într-un singur sistem;

• gestionarea comunicării cu avertizorii;

• urmărirea termenelor;

• păstrarea evidențelor;

• reducerea riscului de erori administrative.

Astfel, consultantul se poate concentra pe partea de relație cu clientul și pe managementul procesului, iar infrastructura tehnică este susținută de o soluție dedicată.

Concluzie

Legea nr. 361/2022 nu reprezintă doar o obligație administrativă, ci și o oportunitate pentru profesioniștii care doresc să ofere servicii suplimentare de conformitate.

Cheia succesului este construirea unui serviciu bazat pe:

• proceduri clare;

• comunicare profesionistă;

• confidențialitate;

• documentare;

• instrumente potrivite.

Pentru consultanții care doresc să ofere acest serviciu la un nivel profesionist, utilizarea unei infrastructuri dedicate poate face diferența dintre un proces improvizat și unul scalabil.