Regulamin i Warunki Korzystania

Niniejsza Umowa Korzystania („Umowa”) stanowi prawnie wiążący kontrakt zawarty pomiędzy Dostawcą — podmiotem obsługującym platformę QReportly („QReportly”, „Platforma” lub „Dostawca”) — a podmiotem prawnym, który tworzy konto, nabywa subskrypcję lub w jakikolwiek sposób korzysta z usług („Klient”, „Użytkownik” lub „Wdrozony Podmiot Prawny”).

Poprzez uzyskanie dostępu do Platformy, utworzenie konta administratora, zakończenie procesu checkout, aktywację workspace lub dalsze korzystanie z usług, Klient oświadcza, że przeczytał, zrozumiał i w pełni oraz bez zastrzeżeń akceptuje niniejszą Umowę, a także Politykę Prywatności i Politykę Cookie opublikowane na stronie.

Jeżeli przedstawiciel Klienta nie posiada upoważnienia do reprezentowania podmiotu prawnego lub nie akceptuje poniższych warunków, dostęp do Platformy musi zostać natychmiast przerwany. Dostawca zastrzega sobie prawo do odmowy, zawieszenia lub zamknięcia dowolnego konta, które nie spełnia wymogów prawnych lub umownych.

Na potrzeby niniejszej Umowy poniższe terminy mają następujące znaczenie, niezależnie od tego, czy są użyte w liczbie pojedynczej, czy mnogiej:

QReportly zapewnia dostęp do bezpiecznej infrastruktury cyfrowej typu SaaS, przeznaczonej do wdrażania i obsługi wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa, zgodnie z Dyrektywą (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej, a także z krajowymi przepisami implementującymi obowiązującymi w państwach członkowskich, w których Klient prowadzi działalność lub jest zarejestrowany.

Świadczone usługi mają charakter wyłącznie techniczny i operacyjny. Platforma udostępnia Klientowi narzędzia do: przyjmowania zgłoszeń, bezpiecznej komunikacji ze zgłaszającymi, zarządzania terminami proceduralnymi, generowania oficjalnego rejestru, eksportu dokumentów zgodności oraz administrowania ustawieniami organizacyjnymi. Dostawca nie świadczy usług doradztwa prawnego, audytu zgodności, reprezentacji przed organami ani merytorycznej oceny zgłoszeń.

Relacja umowna pomiędzy Dostawcą a Klientem nie zastępuje obowiązków prawnych Klienta wobec pracowników, zgłaszających, organów nadzorczych ani innych osób trzecich. Klient pozostaje wyłącznie odpowiedzialny za zgodność swojej organizacji z bezwzględnie obowiązującymi wymogami prawa.

Usługi Platformy są przeznaczone wyłącznie dla podmiotów prawnych i ich przedstawicieli, którzy posiadają prawne umocowanie do zawierania umów w imieniu organizacji. Użytkownicy tworzący konta oświadczają i gwarantują, że posiadają takie umocowanie.

Klient odpowiada za poprawność danych podanych przy rejestracji, za zachowanie poufności danych dostępowych, za zarządzanie uprawnieniami użytkowników wewnętrznych oraz za wszelką aktywność prowadzoną w ramach swojego workspace. Każdy nieautoryzowany dostęp należy niezwłocznie zgłosić Dostawcy.

Dostawca może żądać dodatkowych dokumentów lub informacji w celu weryfikacji tożsamości Klienta lub jego przedstawicieli. Nieprzekazanie racjonalnie wymaganych informacji może skutkować zawieszeniem dostępu.

Użytkownik — Wdrozony Podmiot Prawny — ponosi bezpośrednią, wyłączną i pełną odpowiedzialność za wybór planu taryfowego odpowiedniego do rzeczywistej wielkości swojej organizacji, ocenianej na podstawie liczby pracowników (lub kryteriów kwalifikowalności wskazanych w siatce taryfowej opublikowanej na Platformie).

Zadeklarowanie liczby pracowników niższej niż rzeczywista, umyślne lub rażąco niedbałe pominięcie istotnych informacji, korzystanie z planu zaniżonego względem realiów organizacyjnych lub jakakolwiek inna forma błędnego podania danych handlowych stanowi poważne naruszenie umowy. W takich sytuacjach Dostawca jest uprawniony do zastosowania, bez uprzedniego powiadomienia i bez odszkodowania, następujących środków łącznie lub alternatywnie: (i) natychmiastowego zawieszenia konta i dostępu do usług; (ii) rozwiązania Umowy z mocy prawa; (iii) stwierdzenia bezwzględnej nieważności prawnej Certyfikatu Zgodności wygenerowanego w raportach PDF eksportowanych w okresie niezgodności taryfowej; (iv) dochodzenia należnych różnic taryfowych, kar umownych oraz ewentualnych kosztów postępowania wyjaśniającego.

Klient uznaje, że ważność dokumentów zgodności eksportowanych z Platformy jest uzależniona od terminowej opłaty subskrypcji oraz zgodności pomiędzy zakupionym planem a rzeczywistą wielkością organizacji. Każde wykorzystanie certyfikacji wydanych w warunkach niezgodności odbywa się na wyłączne ryzyko Klienta.

Dostawca udziela Klientowi niewyłącznej, niezbywalnej, odwołalnej i ograniczonej do okresu subskrypcji licencji na dostęp do Platformy i korzystanie z niej wyłącznie w celu określonym w niniejszej Umowie.

Platforma jest dostarczana „w stanie takim, w jakim jest” („as is”) oraz „w miarę dostępności” („as available”), z podejmowaniem racjonalnych działań na rzecz utrzymania dostępności i bezpieczeństwa. Dostawca nie gwarantuje nieprzerwanego działania, całkowitego braku błędów, kompatybilności z każdym systemem informatycznym Klienta ani automatycznego spełnienia wszystkich obowiązków prawnych Klienta.

Aktualizacje, planowane prace utrzymaniowe, migracje infrastruktury lub usuwanie incydentów bezpieczeństwa mogą powodować czasowe przerwy. Dostawca dołoży handlowo uzasadnionych starań, aby wcześniej informować o planowanych przerwach.

QReportly dostarcza wyłącznie narzędzie technologiczne do obsługi wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Dostawca NIE świadczy doradztwa prawnego, opinii prawnych, audytu zgodności ani nie zapewnia spełnienia ustawowych obowiązków Klienta.

Analiza merytoryczna zgłoszeń, kwalifikacja prawna zgłaszanych zdarzeń, decyzja o wszczęciu lub zaniechaniu postępowania wyjaśniającego, wyznaczenie Osoby Wyznaczonej, komunikacja z organami, dotrzymanie bezwzględnych terminów odpowiedzi — w tym potwierdzenia odbioru w maksymalnie 7 (siedmiu) dniach kalendarzowych oraz przekazania rozstrzygnięcia w maksymalnie 3 (trzech) miesiącach kalendarzowych, z możliwymi przedłużeniami na warunkach przewidzianych prawem — należą wyłącznie do Klienta i wyznaczonej przez niego Osoby Wyznaczonej.

W maksymalnym zakresie dozwolonym przez właściwe prawo, Dostawca, jego administratorzy, współpracownicy, podwykonawcy i dostawcy infrastruktury nie ponoszą odpowiedzialności za: (a) grzywny, sankcje administracyjne, kary lub środki naprawcze nałożone na Klienta przez organy państwowe, jednostki audytowe, inspekcję pracy, organy ochrony danych lub inne właściwe instytucje; (b) szkody bezpośrednie lub pośrednie wynikające z nieprawidłowego korzystania z Platformy; (c) treść zgłoszeń, wiadomości lub plików przekazywanych przez zgłaszających; (d) wewnętrzne decyzje Klienta dotyczące rozstrzygania spraw; (e) utratę zysku, utratę szansy, pogorszenie reputacji lub inne szkody następcze.

Łączna całkowita odpowiedzialność Dostawcy wobec Klienta, z jakiegokolwiek tytułu i niezależnie od podstawy odpowiedzialności (umownej, deliktowej lub innej), jest ograniczona do kwoty faktycznie otrzymanej przez Dostawcę od Klienta w ciągu ostatnich 12 (dwunastu) miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące roszczenie. Jeżeli nie otrzymano żadnej kwoty, limit odpowiedzialności wynosi zero.

Klauzule ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności przewidziane w niniejszej sekcji obowiązują także po rozwiązaniu Umowy i mają zastosowanie w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy.

Klient zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z prawem, niniejszą Umową oraz politykami Dostawcy, wyłącznie w celu wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń.

Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy, w tym kod źródłowy, projekt, znaki towarowe, dokumentacja i know-how, przysługują wyłącznie Dostawcy lub jego licencjodawcom. Żadne prawa własności nie są przenoszone na Klienta na podstawie niniejszej Umowy.

Dane wprowadzane przez Klienta do Platformy oraz treść zgłoszeń pozostają odpowiedzialnością Klienta jako Administratora Danych w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO), z zastrzeżeniem roli Dostawcy jako Podmiotu Przetwarzającego, opisanej szczegółowo w Polityce Prywatności.

Klient udziela Dostawcy ograniczonej licencji na przetwarzanie danych wyłącznie w celu świadczenia usług, utrzymania, bezpieczeństwa, wsparcia technicznego i zgodności z prawem.

Użytkownik może zmienić plan taryfowy (upgrade) bezpośrednio z panelu ustawień Platformy, w miarę rozwoju organizacji lub gdy liczba pracowników przekroczy limity aktualnego planu. Downgrade może być ograniczony, jeżeli istniejące dane lub konfiguracja przekraczają limity niższego planu.

Płatność subskrypcji jest realizowana cyklicznie, z góry, za pośrednictwem zintegrowanego procesora płatności (Stripe). Klient upoważnia do obciążania zarejestrowanej metody płatności w każdym cyklu rozliczeniowym, zgodnie z cenami wyświetlanymi w momencie zakupu lub aktualizacji planu.

Brak płatności w terminie może skutkować zawieszeniem dostępu po rozsądnym okresie karencji. Dostawca może naliczać odsetki za opóźnienie i koszty windykacji w granicach prawa.

W celu uzyskania telefonicznego wsparcia dotyczącego subskrypcji, konfiguracji planów lub kwestii handlowych, Klient może skontaktować się z Dostawcą pod numerem +40764381795, w godzinach komunikowanych na Platformie.

Dostawca może zawiesić lub zakończyć dostęp Klienta, w całości lub częściowo, z uprzednim powiadomieniem lub bez niego, w przypadku: naruszenia niniejszej Umowy; podania fałszywych danych; braku płatności; nadużycia; ryzyka bezpieczeństwa; wymogu ustawowego lub nakazu właściwego organu.

Klient może rozwiązać subskrypcję zgodnie z procedurą dostępną w panelu ustawień lub poprzez pisemny wniosek. Rozwiązanie nie zwalnia Klienta z obowiązków płatniczych za bieżący okres rozliczeniowy ani z odpowiedzialności za wcześniejsze korzystanie.

Po zakończeniu dostęp do usług wygasa z dniem skutecznego rozwiązania lub upływu okresu obowiązywania. Dostawca może przechowywać lub usuwać dane zgodnie z Polityką Prywatności i obowiązkami prawnymi. Klauzule, które ze swojej natury powinny przetrwać — w tym ograniczenie odpowiedzialności, własność intelektualna i właściwe prawo — pozostają w mocy.

Dostawca może aktualizować niniejszą Umowę, aby odzwierciedlić zmiany legislacyjne, rozwój techniczny, dostosowania handlowe lub wymogi bezpieczeństwa. Zaktualizowana wersja zostanie opublikowana na Platformie wraz z datą wejścia w życie.

Dalsze korzystanie z usług po dacie wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację. Jeśli Klient nie akceptuje zmian, jedynym środkiem jest zaprzestanie korzystania i rozwiązanie subskrypcji przed datą skuteczności.

Niniejsza Umowa podlega prawu właściwemu dla jurysdykcji, w której Dostawca prowadzi główną działalność operacyjną Platformy, z wyłączeniem norm kolizyjnych, które odsyłałyby do innego porządku prawnego.

Strony dołożą starań w dobrej wierze, aby rozwiązać wszelkie spory polubownie. W przypadku braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez właściwe sądy w siedzibie Dostawcy, z wyjątkiem przypadków, gdy bezwzględnie obowiązujące przepisy mające zastosowanie do Klienta stanowią inaczej.

Żadne postanowienie niniejszej Umowy nie ogranicza praw konsumentów, którzy wyjątkowo mogliby korzystać z bezwzględnej ochrony na mocy prawa lokalnego — jednak usługi są przeznaczone do wykorzystania B2B przez podmioty prawne.