Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsvereinbarung (die „Vereinbarung“) stellt einen rechtsverbindlichen Vertrag zwischen dem Anbieter — der juristischen Person, die die Plattform QReportly betreibt („QReportly“, „die Plattform“ oder „der Anbieter“) — und der juristischen Person dar, die ein Konto erstellt, ein Abonnement erwirbt oder die Dienste in sonstiger Weise nutzt (der „Kunde“, „Nutzer“ oder „registrierte juristische Person“).

Durch den Zugriff auf die Plattform, die Erstellung eines Administratorkontos, den Abschluss des Checkout-Prozesses, die Aktivierung eines Workspace oder die fortlaufende Nutzung der Dienste erklärt der Kunde, dass er diese Vereinbarung sowie die auf der Website veröffentlichten Datenschutzbestimmungen und die Cookie-Richtlinie gelesen, verstanden und uneingeschränkt akzeptiert hat.

Verfügt der Vertreter des Kunden nicht über die Befugnis, die juristische Person rechtsverbindlich zu vertreten, oder akzeptiert er die nachstehenden Bedingungen nicht, ist der Zugriff auf die Plattform unverzüglich einzustellen. Der Anbieter behält sich das Recht vor, jedes Konto abzulehnen, auszusetzen oder zu schließen, das die gesetzlichen oder vertraglichen Anforderungen nicht erfüllt.

Im Sinne dieser Vereinbarung haben die nachstehenden Begriffe, unabhängig davon, ob sie im Singular oder Plural verwendet werden, folgende Bedeutung:

QReportly gewährt Zugang zu einer gesicherten digitalen SaaS-Infrastruktur zur Einrichtung und zum Betrieb interner Meldekanäle für Rechtsverstöße gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1937 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie gemäß den anwendbaren nationalen Umsetzungsvorschriften in den Mitgliedstaaten, in denen der Kunde tätig oder registriert ist.

Die bereitgestellten Leistungen sind ausschließlich technischer und operativer Natur. Die Plattform stellt dem Kunden Werkzeuge für den Eingang von Meldungen, die gesicherte Kommunikation mit meldenden Personen, die Verwaltung verfahrensbezogener Fristen, die Erstellung des offiziellen Registers, den Export von Konformitätsdokumenten und die Verwaltung organisatorischer Einstellungen bereit. Der Anbieter erbringt keine Rechtsberatung, keine Compliance-Audits, keine Vertretung gegenüber Behörden und keine inhaltliche Bewertung von Meldungen.

Das Vertragsverhältnis zwischen Anbieter und Kunde ersetzt nicht die gesetzlichen Pflichten des Kunden gegenüber Beschäftigten, meldenden Personen, Aufsichtsbehörden oder sonstigen Dritten. Der Kunde bleibt allein verantwortlich für die Einhaltung der zwingenden gesetzlichen Anforderungen, die für seine Organisation gelten.

Die Dienste der Plattform sind ausschließlich für juristische Personen und deren Vertreter bestimmt, die über eine gesetzliche Befugnis zum Abschluss von Verträgen im Namen der Organisation verfügen. Nutzer, die Konten erstellen, erklären und gewährleisten das Vorliegen dieser Befugnis.

Der Kunde ist verantwortlich für die Richtigkeit der bei der Registrierung angegebenen Daten, die Vertraulichkeit der Zugangsdaten, die Verwaltung der Berechtigungen interner Nutzer sowie sämtliche Aktivitäten innerhalb seines Workspace. Jeder unbefugte Zugriff ist dem Anbieter unverzüglich zu melden.

Der Anbieter kann zusätzliche Unterlagen oder Informationen zur Überprüfung der Identität des Kunden oder seiner Vertreter anfordern. Die Nichtübermittlung angemessen angeforderter Informationen kann zur Aussetzung des Zugangs führen.

Der Nutzer — die registrierte juristische Person — ist unmittelbar, ausschließlich und vollständig dafür verantwortlich, den Tarifplan zu wählen, der der tatsächlichen Größe seiner Organisation entspricht, beurteilt anhand der Anzahl der Beschäftigten (oder anhand der in der auf der Plattform veröffentlichten Tarifmatrix vorgesehenen Eignungskriterien).

Die Angabe einer geringeren als der tatsächlichen Mitarbeiterzahl, die vorsätzliche oder grob fahrlässige Auslassung relevanter Informationen, die Nutzung eines im Verhältnis zur organisatorischen Realität unterdimensionierten Plans oder jede sonstige fehlerhafte Bereitstellung kommerzieller Daten stellen schwerwiegende Vertragsverletzungen dar. In solchen Fällen ist der Anbieter berechtigt, ohne vorherige Mitteilung und ohne Entschädigung folgende kumulative oder alternative Maßnahmen zu ergreifen: (i) sofortige Aussetzung des Kontos und des Zugangs zu den Diensten; (ii) automatische Beendigung der Vereinbarung; (iii) Feststellung der absoluten rechtlichen Nichtigkeit des Konformitätszertifikats in PDF-Berichtsexporten aus dem Zeitraum tariflicher Nichtkonformität; (iv) Einziehung ausstehender Tarifdifferenzen, Vertragsstrafen und etwaiger Untersuchungskosten.

Der Kunde erkennt an, dass die Gültigkeit der aus der Plattform exportierten Konformitätsdokumente von der fristgerechten Zahlung des Abonnements sowie von der Übereinstimmung zwischen erworbenem Plan und tatsächlicher Organisationsgröße abhängt. Jede Verwendung von unter Nichtkonformität ausgestellten Zertifizierungen erfolgt ausschließlich auf Risiko des Kunden.

Der Anbieter gewährt dem Kunden eine nicht-exklusive, nicht übertragbare, widerrufliche und auf die Abonnementlaufzeit beschränkte Lizenz zum Zugriff auf und zur Nutzung der Plattform ausschließlich zu dem in dieser Vereinbarung vorgesehenen Zweck.

Die Plattform wird „wie besehen“ („as is“) und „nach Verfügbarkeit“ („as available“) bereitgestellt, wobei angemessene Anstrengungen zur Aufrechterhaltung von Verfügbarkeit und Sicherheit unternommen werden. Der Anbieter garantiert weder einen unterbrechungsfreien Betrieb, noch die vollständige Fehlerfreiheit, noch die Kompatibilität mit jedem IT-System des Kunden oder die automatische Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Pflichten des Kunden.

Updates, geplante Wartungen, Infrastrukturmigrationen oder die Behebung von Sicherheitsvorfällen können vorübergehende Unterbrechungen verursachen. Der Anbieter wird wirtschaftlich angemessene Anstrengungen unternehmen, um geplante Unterbrechungen vorab anzukündigen.

QReportly stellt ausschließlich das technologische Werkzeug zur Verwaltung interner Meldekanäle bereit. Der Anbieter erbringt KEINE Rechtsberatung, keine Rechtsgutachten, keine Compliance-Audits und keine Gewähr für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Kunden.

Die inhaltliche Prüfung von Meldungen, die rechtliche Qualifikation gemeldeter Sachverhalte, die Entscheidung über Einleitung oder Einstellung von Untersuchungen, die Benennung der Benannten Person, die Kommunikation mit Behörden sowie die Einhaltung zwingender Antwortfristen — einschließlich Eingangsbestätigung binnen maximal 7 (sieben) Kalendertagen und Übermittlung der Rückmeldung binnen maximal 3 (drei) Kalendermonaten, mit möglichen Verlängerungen nach Maßgabe des Rechts — obliegen ausschließlich dem Kunden und der von ihm benannten Benannten Person.

Soweit gesetzlich zulässig, haften der Anbieter, seine Administratoren, Mitwirkenden, Unterauftragnehmer und Infrastrukturanbieter nicht für: (a) Geldbußen, verwaltungsrechtliche Sanktionen, administrative Strafen oder Korrekturmaßnahmen, die dem Kunden von staatlichen Behörden, Prüfstellen, Arbeitsaufsichten, Datenschutzbehörden oder sonstigen zuständigen Stellen auferlegt werden; (b) unmittelbare oder mittelbare Schäden aus unsachgemäßer Nutzung der Plattform; (c) Inhalte von Meldungen, Nachrichten oder Dateien, die von meldenden Personen übermittelt werden; (d) interne Entscheidungen des Kunden zur Fallbearbeitung; (e) entgangenen Gewinn, entgangene Chancen, Reputationsschäden oder sonstige Folgeschäden.

Die kumulierte Gesamthaftung des Anbieters gegenüber dem Kunden ist unabhängig von Haftungsgrund und Haftungstheorie (vertraglich, deliktisch oder anderweitig) auf den Betrag beschränkt, den der Anbieter in den letzten 12 (zwölf) Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis tatsächlich vom Kunden erhalten hat. Wurde kein Betrag vereinnahmt, beträgt die Haftungsobergrenze null.

Die in diesem Abschnitt vorgesehenen Haftungsbeschränkungen und Haftungsausschlüsse gelten auch nach Beendigung der Vereinbarung fort und finden Anwendung, soweit dies nach zwingendem Recht zulässig ist.

Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform im Einklang mit dem Gesetz, dieser Vereinbarung und den Richtlinien des Anbieters ausschließlich zum Zweck der Umsetzung des internen Meldekanals zu nutzen.

Sämtliche Rechte des geistigen Eigentums an der Plattform, einschließlich Quellcode, Design, Marken, Dokumentation und Know-how, stehen ausschließlich dem Anbieter oder dessen Lizenzgebern zu. Durch diese Vereinbarung werden keine Eigentumsrechte auf den Kunden übertragen.

Die vom Kunden in die Plattform eingebrachten Daten sowie die Inhalte der Meldungen verbleiben in der Verantwortung des Kunden als Verantwortlicher im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), vorbehaltlich der Rolle des Anbieters als Auftragsverarbeiter, wie in den Datenschutzbestimmungen näher beschrieben.

Der Kunde erteilt dem Anbieter eine beschränkte Lizenz zur Verarbeitung der Daten ausschließlich zur Leistungserbringung, Wartung, Sicherheit, technischen Unterstützung und rechtlichen Compliance.

Der Nutzer kann den Tarifplan (Upgrade) direkt im Einstellungsbereich der Plattform ändern, wenn sich die Organisation entwickelt oder die Mitarbeiterzahl die Grenzen des aktuellen Plans überschreitet. Ein Downgrade kann eingeschränkt sein, wenn vorhandene Daten oder die Konfiguration die Grenzen des niedrigeren Plans überschreiten.

Die Abonnementzahlung erfolgt wiederkehrend im Voraus über den integrierten Zahlungsdienstleister. Der Kunde autorisiert die Belastung der hinterlegten Zahlungsmethode in jedem Abrechnungszyklus gemäß den zum Zeitpunkt des Erwerbs oder der Planaktualisierung ausgewiesenen Preisen.

Zahlungsverzug kann nach einer angemessenen Nachfrist zur Aussetzung des Zugangs führen. Der Anbieter kann Verzugszinsen und Inkassokosten im gesetzlich zulässigen Rahmen berechnen.

Für telefonische Unterstützung zu Abonnements, Plan-Konfigurationen oder kaufmännischen Themen kann der Kunde den Anbieter unter +40764381795 innerhalb der auf der Plattform angegebenen Zeiten kontaktieren.

Der Anbieter kann den Zugang des Kunden ganz oder teilweise mit oder ohne Vorankündigung aussetzen oder kündigen bei: Verstoß gegen diese Vereinbarung, Bereitstellung falscher Daten, Nichtzahlung, missbräuchlicher Nutzung, Sicherheitsrisiko, gesetzlicher Anforderung oder Anordnung einer zuständigen Behörde.

Der Kunde kann das Abonnement gemäß dem im Einstellungsbereich vorgesehenen Verfahren oder durch schriftliche Anfrage kündigen. Die Kündigung entbindet den Kunden nicht von Zahlungsverpflichtungen für den laufenden Abrechnungszeitraum oder von der Haftung für die vorherige Nutzung.

Bei Beendigung endet der Zugang zu den Diensten zum Wirksamkeitsdatum der Kündigung oder des Ablaufs. Der Anbieter kann Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen und den gesetzlichen Verpflichtungen aufbewahren oder löschen. Klauseln, die ihrer Natur nach fortgelten müssen — einschließlich Haftungsbegrenzung, geistiges Eigentum und anwendbares Recht — bleiben in Kraft.

Der Anbieter kann diese Vereinbarung aktualisieren, um gesetzliche Änderungen, technische Entwicklungen, kaufmännische Anpassungen oder Sicherheitsanforderungen abzubilden. Die aktualisierte Fassung wird auf der Plattform veröffentlicht, unter Angabe des Inkrafttretensdatums.

Die fortgesetzte Nutzung der Dienste nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als deren Annahme. Akzeptiert der Kunde die Änderungen nicht, besteht der einzige Rechtsbehelf in der Einstellung der Nutzung und der Kündigung des Abonnements vor dem Wirksamkeitsdatum.

Diese Vereinbarung unterliegt dem Recht der Jurisdiktion, in der der Anbieter seine hauptsächliche operative Tätigkeit im Zusammenhang mit der Plattform ausübt, unter Ausschluss von Kollisionsnormen, die auf ein anderes Recht verweisen würden.

Die Parteien bemühen sich nach Treu und Glauben um eine gütliche Beilegung etwaiger Streitigkeiten. Kommt keine Einigung zustande, werden Streitigkeiten von den zuständigen Gerichten am Sitz des Anbieters entschieden, sofern zwingendes, auf den Kunden anwendbares Recht nichts anderes vorsieht.

Keine Bestimmung dieser Vereinbarung beschränkt Rechte von Verbrauchern, die ausnahmsweise zwingenden Schutz nach lokalem Recht genießen könnten; die Dienste sind jedoch für die B2B-Nutzung durch juristische Personen bestimmt.