Adatvédelmi szabályzat

A QReportly (a "Platform" vagy "szolgáltató") alapvető fontosságot tulajdonít a személyes adatok védelmének és a szolgáltatásait igénybe vevő egyének magánéletének védelmének.

Jelen Adatkezelési Szabályzat vonatkozik: (i) a Szolgáltató, mint Adatkezelő által saját tevékenységei (adminisztrátori fiókok, számlázás, támogatás) céljából végzett adatkezelésekre; (ii) a Szállító, mint Meghatalmazott (Feldolgozó) által az Ügyfelek nevében az értesítésekben szereplő adatok és a belső jelentési csatorna műveletei tekintetében végzett feldolgozás.

A riporterek számára elérhető nyilvános jelentési csatornán a Hitelesítés-szolgáltató korszerű technikai és szervezési adatminimalizálási intézkedéseket alkalmaz, amelyeket az alábbi, erre a célra szolgáló pontokban részletezünk.

A belső csatornán keresztül küldött értesítésekben, jelentésekben, üzenetekben, csatolt állományokban és az ügykezeléshez kapcsolódó működési metaadatokban szereplő személyes adatok tekintetében az Ügyfél – Beiratkozott jogi személy – adatkezelőként jár el.

A QReportly szigorúan Meghatalmazottként (Adatfeldolgozó / Műszaki Szolgáltató) jár el, kizárólag az Ügyfél dokumentált utasításai alapján, a szerződésben foglalt szolgáltatások teljesítése érdekében, a jelen Szabályzat és a Felhasználói Szerződés keretei között dolgoz fel adatokat.

Az adatkezelői fiókok saját adataira, számlázási adataira és kereskedelmi kommunikációjára az Üzemeltető független Adatkezelőként jár el, a GDPR által biztosított tájékoztatási kötelezettséggel az érintettek részére.

A Platform használatától függően a következő adatkategóriák dolgozhatók fel:

A platform szerkezetileg úgy lett kialakítva, hogy ne gyűjtse, naplózza vagy tárolja a nyilvános jelentési csatornához hozzáférő visszaélést bejelentő személyek IP-címeit, földrajzi helyadatait vagy digitális ujjlenyomatait (böngésző ujjlenyomata).

Ennek a mérséklő architektúrának az a célja, hogy csökkentse a névtelen bejelentést választó bejelentők újbóli azonosításának kockázatát, és támogassa az Ügyfelet a jogi titoktartási kötelezettségek teljesítésében.

A szolgáltató nem használ viselkedéskövető technológiákat, hirdetési profilalkotást vagy invazív elemzéseket a riportereknek szánt jelentési folyamaton belül. A nyilvános prezentációs webhelyen alkalmazott elemzőeszközök különállóak a biztonságos jelentési csatornától.

Minden hivatkozáshoz csatolt fájl (PDF, DOCX-dokumentumok, PNG/JPG/JPEG-képek) automatikus kriptográfiai tisztítási folyamaton megy keresztül a metaadatok feltöltéskor, beleértve, de nem kizárólagosan: a képekből származó EXIF-adatokat, a dokumentum szerzőire vonatkozó információkat, a beágyazott tulajdonságokat, a szerkesztési időbélyegeket és egyéb elemeket, amelyek elősegíthetik a véletlen újraazonosítást.

A fertőtlenítési folyamat még azelőtt megtörténik, hogy a fájlok véglegesen eltárolódnak a platform infrastruktúrájában. Az ügyfél felelőssége annak megítélése, hogy az iratok látható tartalmában megmaradt információ megfelelő-e a vizsgálat céljára.

Azok a fájlok, amelyek nem dolgozhatók fel biztonságosan, vagy amelyek túllépik a meghatározott technikai korlátokat, az eredeti tartalom megőrzése nélkül automatikusan elutasításra kerülnek.

A Szolgáltató szigorú megőrzési és automatikus törlési szabályzatot alkalmaz, amelynek célja, hogy korlátozza az adatok hozzáférhetőségét a szolgáltatás nyújtásához és a jogszabályi megfeleléshez szükséges időtartamon túl.

A Szolgáltató Meghatalmazottként az Ügyféllel kötött szerződés (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont) és a felhőszolgáltatókra vonatkozó jogszabályi kötelezettségek (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont) alapján kezeli az értesítési adatokat.

Vezetői számlák üzemeltetőjeként az indokok a következők: szerződés teljesítése; a Platform biztonságával és a csalás megelőzésével kapcsolatos jogos érdek; jogi számviteli és adókötelezettségek; hozzájárulás, ha kifejezetten kérik (pl. marketingkommunikáció – ha engedélyezve van).

Az érintetteket megilletik a GDPR által biztosított jogok: a hozzáférés, a helyesbítés, a törlés, a korlátozás, a hordozhatóság, a tiltakozás, valamint az a jog, hogy ne vonatkozzanak rájuk a kizárólag automatikus adatkezelésen alapuló döntés hatálya a jogszabályoknak megfelelően.

A bejelentésekből származó adatokkal kapcsolatban a joggyakorlással kapcsolatos kérelmeket elsősorban az Ügyfélnek, mint Adatkezelőnek kell címezni. A Szállító az ésszerű mértékig és a szerződésnek megfelelően segíti a Megrendelőt ezen kérések teljesítésében.

A Szolgáltató, mint Lebonyolító által kezelt adatokkal kapcsolatban (adminisztratív elszámolások, számlázás) a jelen dokumentum végén feltüntetett elérhetőségeken lehet kérelmet benyújtani. A szállító a GDPR által meghatározott feltételeken belül válaszol.

Az érintettek jogosultak panaszt benyújtani a szokásos tartózkodási helyük, munkahelyük vagy az állítólagos jogsértés helye szerinti tagállam illetékes felügyeleti hatóságához.

A szolgáltató megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre az adatok védelmére, ideértve a következőket: továbbítás közbeni titkosítás (TLS), szerepalapú hozzáférés-ellenőrzés, logikai elkülönítés a munkaterületek között, biztonsági megfigyelés, incidensre adott válaszok és titkosított biztonsági mentések az Európai Unióban üzemeltetett infrastruktúrában.

Egyetlen rendszer sem garantálja az abszolút biztonságot. Az Ügyfél adatait érintő biztonsági incidens esetén a Szolgáltató indokolatlan késedelem nélkül értesíti az Ügyfelet a vonatkozó szerződéses és jogszabályi kötelezettségeinek megfelelően.

A szolgáltató a tárhelyszolgáltatásra, a fizetések feldolgozására, az e-mailek kézbesítésére vagy a biztonságra másodlagos feleket hívhat meg, azzal a kötelezettséggel, hogy a GDPR által biztosítottakkal egyenértékű szerződéses garanciákat rójon rájuk.

Az adatok főként az Európai Unióban vannak tárolva. Ha egyes harmadik felek szolgáltatásai az EGT-n kívülre történő átutalással járnak, a Szolgáltató elismert átviteli mechanizmusokat (Standard Szerződéses Kikötések, alkalmassági határozatok vagy a GDPR által megengedett egyéb biztosítékok) alkalmaz.

A Szolgáltató frissítheti jelen Szabályzatot, hogy tükrözze a jogszabályi, műszaki vagy működési fejleményeket. Az aktuális verzió a frissítés dátumával együtt jelenik meg a Platformon.

Lényeges változások esetén az Ügyfelet ésszerű csatornákon (műszerfali értesítés vagy e-mail) értesítjük. A Szolgáltatások Ön a hatálybalépés dátuma utáni további használata a frissítések elfogadását jelenti, a törvény által megengedett mértékben.